SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Označení verze: DPA-v1.0-2026-09-10
HeyBay Point s.r.o. · služba MarteNeo

Preambule

Tato smlouva upravuje zpracování osobních údajů, ke kterému dochází při užívání služby MarteNeo.

Poskytovatel: HeyBay Point s.r.o., IČO 02021358, se sídlem Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn. C 109873 (dále jen „Poskytovatel").

Uživatel: podnikatel, který si zřídil účet ve službě MarteNeo a odsouhlasil obchodní podmínky (dále jen „Uživatel").

Uživatel vkládá do služby osobní údaje svých zákazníků a dalších osob. Ve vztahu k těmto údajům je Uživatel správcem a Poskytovatel zpracovatelem. Tato smlouva se uzavírá podle čl. 28 odst. 3 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení").

Smlouva je uzavírána v elektronické podobě podle čl. 28 odst. 9 Nařízení. Úplné znění je Uživateli přístupné před jejím odsouhlasením. O odsouhlasení pořizuje Poskytovatel záznam obsahující čas, identifikaci Uživatele a označení verze znění, které Uživatel odsouhlasil.

Smlouva tvoří nedílnou součást obchodních podmínek.

Článek 1 - Předmět, rozsah a doba zpracování

1.1 Poskytovatel zpracovává osobní údaje výhradně za účelem poskytování služby MarteNeo Uživateli, v rozsahu a způsobem podle této smlouvy a obchodních podmínek.

1.2 Povaha zpracování: ukládání, uchovávání, zpřístupňování, úprava, vyhledávání, zálohování a výmaz osobních údajů v rámci provozu softwarové služby.

1.3 Podrobná specifikace zpracování, tedy kategorie subjektů údajů, kategorie osobních údajů a účel, je uvedena v Příloze č. 1.

1.4 Zpracování trvá po dobu platnosti smluvního vztahu mezi Poskytovatelem a Uživatelem a dále po dobu uvedenou v článku 8.

Článek 2 - Pokyny Uživatele

2.1 Poskytovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Uživatele. Za doložený pokyn se považuje rovněž užívání služby Uživatelem v souladu s obchodními podmínkami a nastavení, které si Uživatel ve službě zvolí.

2.2 Poskytovatel zpracovává osobní údaje nad rámec pokynů Uživatele pouze tehdy, ukládá-li mu to právo Evropské unie nebo členského státu. V takovém případě Uživatele o tomto právním požadavku předem informuje, ledaže mu to dané právo zakazuje.

2.3 Domnívá-li se Poskytovatel, že pokyn Uživatele porušuje Nařízení nebo jiné předpisy o ochraně osobních údajů, neprodleně o tom Uživatele informuje.

Článek 3 - Povinnosti a prohlášení Uživatele

3.1 Uživatel odpovídá za to, že má pro předání osobních údajů do služby vlastní právní důvod podle Nařízení.

3.2 Uživatel prohlašuje, že subjekty údajů, jejichž osobní údaje do služby vkládá, informoval v rozsahu, který mu ukládá Nařízení, zejména o tom, že jejich osobní údaje jsou zpracovávány v softwarové službě třetí strany.

3.3 Uživatel je povinen zajistit, aby do služby nebyly vkládány zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 Nařízení, tj. zejména zdravotní či jiné citlivé údaje, a/nebo údaje týkající se rozsudků v trestních věcech, ledaže se s Poskytovatelem písemně dohodne jinak. Vloží-li i přesto Uživatel takové údaje, odpovídá za to, že má pro jejich zpracování souhlas či právní důvod ve smyslu ustanovení čl. 9 odst. 2 Nařízení. Poskytovatel je oprávněn takové údaje vymazat, pakliže má důvodně za to, že pro zpracování takových údajů neexistuje právní důvod a/nebo pakliže jej k tomu vyzve dotčena osoba, které se údaje týkají.

3.4 Uživatel odpovídá za správnost a aktuálnost osobních údajů, které do služby vloží.

Článek 4 - Mlčenlivost

4.1 Poskytovatel zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti.

4.2 Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení spolupráce těchto osob s Poskytovatelem.

Článek 5 - Zabezpečení zpracování

5.1 Poskytovatel přijme s ohledem na stav techniky, náklady na provedení, povahu, rozsah, kontext a účely zpracování i na rizika pro práva a svobody fyzických osob vhodná technická a organizační opatření podle čl. 32 Nařízení, zejména opatření k zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti osobních údajů, k řízení přístupu k nim a k obnovení jejich dostupnosti po případném incidentu.

5.2 Přehled přijatých opatření poskytne Poskytovatel Uživateli na jeho žádost postupem podle článku 9.

5.3 Poskytovatel je oprávněn přijatá opatření měnit, nesnižuje-li tím dosaženou úroveň zabezpečení.

Článek 6 - Další zpracovatelé

6.1 Uživatel uděluje Poskytovateli obecné povolení zapojit do zpracování další zpracovatele.

6.2 Aktuální seznam dalších zpracovatelů je uveden v Příloze č. 2 a je průběžně zveřejňován na internetových stránkách Poskytovatele.

6.3 O zamýšlené změně v seznamu dalších zpracovatelů Poskytovatel Uživatele informuje předem, a to nejméně 30 dní přede dnem, kdy má změna nastat.

6.4 Nesouhlasí-li Uživatel se změnou, je oprávněn tuto smlouvu a smluvní vztah vypovědět, a to bez výpovědní doby. Výpověď lze podat i poslední den lhůty podle bodu 6.3. Neuplatní-li Uživatel toto právo a užívá-li službu i nadále, platí, že se změnou souhlasí.

6.5 Poskytovatel uloží každému dalšímu zpracovateli tytéž povinnosti na ochranu osobních údajů, jaké jsou uvedeny v této smlouvě, a odpovídá Uživateli za plnění jejich povinností.

Článek 7 - Součinnost

7.1 Práva subjektů údajů. Poskytovatel je Uživateli nápomocen vhodnými technickými a organizačními opatřeními při plnění povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů. Služba za tímto účelem umožňuje osobní údaje vyhledat přímo v uživatelském rozhraní. O poskytnutí kopie údajů, o jejich opravu nebo o jejich výmaz může Uživatel Poskytovatele kdykoli požádat; Poskytovatel žádosti vyhoví bez zbytečného odkladu.

7.2 Obrátí-li se subjekt údajů se žádostí přímo na Poskytovatele, Poskytovatel žádost bez zbytečného odkladu předá Uživateli a sám ji nevyřizuje.

7.3 Porušení zabezpečení. Poskytovatel ohlásí Uživateli jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od okamžiku, kdy se Poskytovatel o porušení dozvěděl. Ohlášení obsahuje popis povahy porušení, pravděpodobné důsledky a přijatá či navrhovaná opatření.

7.4 Poskytovatel poskytne Uživateli součinnost při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a při předchozí konzultaci s dozorovým úřadem, a to v rozsahu informací, které má k dispozici.

Článek 8 - Výmaz údajů a osud údajů po ukončení

8.1 Po ukončení poskytování služby nakládá Poskytovatel s osobními údaji takto:

8.2 Zálohy se vymazávají v souladu se zálohovacím cyklem, nejpozději do 30 dní od výmazu podle bodu 8.1.

8.3 Poskytovatel osobní údaje nevymaže v rozsahu, v jakém mu jejich uchování ukládá právní předpis.

8.4 Odstranění jednotlivého záznamu ve službě. Odstraní-li Uživatel jednotlivý záznam v uživatelském rozhraní, přestane se záznam ve službě zobrazovat a nadále se s ním nepracuje.

8.5 Trvalý výmaz na žádost. O trvalý výmaz konkrétních osobních údajů může Uživatel Poskytovatele kdykoli požádat. Poskytovatel takové žádosti vyhoví bez zbytečného odkladu; údaje odstraní ze služby a v provozních záznamech podle bodu 8.6 je nahradí tak, aby z nich nebylo možné dotčenou osobu určit. Zachován zůstává pouze údaj o tom, jaký úkon byl proveden, kdy a kým.

8.6 Provozní záznamy o úkonech. Poskytovatel vede provozní záznam o úkonech provedených ve službě, a to za účelem zabezpečení a doložení provedených úkonů. Záznamy obsahující IP adresu uchovává 90 dní, ostatní záznamy 10 let. Tyto záznamy se nemění a nemažou jinak než uplynutím uvedené doby nebo postupem podle bodu 8.5.

8.7 Výmaz podle bodů 8.1 a 8.5 se vztahuje i na zálohy, a to v souladu se zálohovacím cyklem, nejpozději do 30 dní od provedení výmazu.

Článek 9 - Kontrola

9.1 Poskytovatel poskytne Uživateli na jeho žádost informace nezbytné k doložení plnění povinností podle této smlouvy.

9.2 Doložení podle bodu 9.1 může Poskytovatel poskytnout rovněž formou zprávy nezávislého auditora nebo výsledků testování zabezpečení, nejsou-li starší dvanácti měsíců.

9.3 Nepostačují-li podklady podle bodů 9.1 a 9.2, je Uživatel oprávněn provést kontrolu, a to na základě předchozího písemného oznámení doručeného nejméně 30 dní předem, nejvýše jednou za kalendářní rok, v pracovní době a způsobem, který nenaruší provoz služby a nezasáhne do práv ostatních uživatelů.

9.4 Náklady kontroly nese Uživatel, ledaže kontrola prokáže podstatné porušení povinností Poskytovatele. Uživatel je rovněž povinen hradit Poskytovateli účelně vynaložené náklady vzniklé v souvislosti s poskytováním součinnosti podle tohoto článku.

Článek 10 - Předávání mimo Evropskou unii

10.1 Osobní údaje jsou trvale ukládány na serverech v Evropské unii.

10.2 U dalších zpracovatelů se sídlem mimo Evropskou unii je předání zajištěno záručním mechanismem uvedeným u příslušného zpracovatele v Příloze č. 2. Kopii záruk poskytne Poskytovatel na vyžádání na adrese info@marteneo.cz.

Článek 11 - Doba trvání a účinnost

11.1 Tato smlouva nabývá účinnosti odsouhlasením Uživatelem, a to způsobem, který Uživateli určí Poskytovatel, nejpozději před prvním použitím služby. Trvá po dobu trvání smluvního vztahu mezi Poskytovatelem a Uživatelem.

11.2 Ustanovení, která svou povahou mají trvat i po ukončení smlouvy (mlčenlivost, výmaz údajů), zůstávají v platnosti i po jejím ukončení.

11.3 Poskytovatel je oprávněn tuto smlouvu jednostranně změnit, vyžadují-li to změny právních předpisů nebo změny ve způsobu poskytování služby. O změně informuje Uživatele nejméně 30 dní předem. Nesouhlasí-li Uživatel se změnou, je oprávněn smluvní vztah vypovědět s účinností nejpozději ke dni, kdy má změna nastat. Neučiní-li tak a užívá-li službu i nadále, platí, že se změnou souhlasí.

Článek 12 - Závěrečná ustanovení

12.1 Právní vztahy touto smlouvou neupravené se řídí právním řádem České republiky.

12.2 Je-li některé ustanovení této smlouvy neplatné nebo neúčinné, nedotýká se to platnosti ostatních ustanovení.

12.3 Nedílnou součástí této smlouvy jsou Přílohy č. 1 a 2.

Účinnost: 10. 9. 2026

PŘÍLOHA č. 1 - Specifikace zpracování

Předmět zpracování: poskytování softwarové služby MarteNeo pro organizaci práce v terénu.

Povaha a účel: ukládání, uchovávání, zpřístupňování, úprava, vyhledávání, zálohování a výmaz osobních údajů vložených Uživatelem, za účelem vedení zakázek, kontaktů, míst výkonu práce, fotodokumentace, protokolů a podkladů k fakturaci.

Doba zpracování: po dobu trvání smluvního vztahu a dále podle článku 8.

Kategorie subjektů údajů:

• zákazníci Uživatele (fyzické osoby i kontaktní osoby právnických osob),
• zaměstnanci a spolupracovníci Uživatele, kterým Uživatel zřídí přístup do služby,
• další osoby, jejichž údaje Uživatel do služby vloží.

Kategorie osobních údajů:

Provozní záznamy o úkonech ve službě. Poskytovatel vede záznam o úkonech, které Uživatel a osoby s přístupem ve službě provedou. Každý záznam obsahuje označení firmy, označení osoby, která úkon provedla, druh úkonu, označení dotčeného záznamu a čas úkonu. U úkonů, kterými se záznam zakládá, mění nebo odstraňuje, obsahuje záznam rovněž podobu dotčeného záznamu před úkonem a po něm, a to v plném rozsahu; může tedy obsahovat kterýkoli z údajů uvedených v tabulce výše. U bezpečnostně významných úkonů obsahuje záznam navíc IP adresu.

Doba uchování provozních záznamů: záznamy obsahující IP adresu 90 dní, ostatní záznamy 10 let. Postup při trvalém výmazu na žádost upravuje bod 8.5.

PŘÍLOHA č. 2 - Seznam dalších zpracovatelů

Poznámka k zaznamenávání chyb. Kromě popisu chyby se poskytovateli odesílají záznamy o průběhu návštěvy a údaje o rychlosti odezvy. Text, vyplněná pole, obrázky a nahrané soubory se v těchto záznamech zakrývají. Neodesílají se údaje o přihlášeném uživateli ani obsah odesílaných formulářů. Poskytovatel neukládá IP adresy a data uchovává 90 dní.

MarteNeo_P1_zpracovatelska_smlouva_v1_1_2026-09-08 · HeyBay Point s.r.o.